O controle de custos em projetos corporativos é a diferença entre um projeto que entrega valor e um que vira um poço de dinheiro.
Projetos estouram orçamento por mau planejamento, escopo mal definido e falta de acompanhamento. A boa notícia é que a maioria dos estouros é evitável com métodos simples. Neste artigo, você encontrará nove dicas para manter as contas no azul. Acompanhe!
Confira 9 dicas sobre o controle de custos em projetos corporativos
1. Defina o escopo com clareza (e congele-o)
O maior inimigo do controle de custos é o “escopo mutante”. O cliente pede uma mudança pequena aqui, outra ali.
Para o controle de custos em projetos corporativos, o escopo deve ser documentado e aprovado por escrito. Toda mudança após a aprovação deve ser tratada como pedido de mudança (change request).
A falta de validação pode gerar retrabalho e custos elevados, por isso a prova de carga estática é utilizada em alguns contextos para reduzir esse tipo de risco.
Mudanças são inevitáveis, mas devem ter seu custo e prazo aprovados pelo cliente antes de serem executadas.
2. Faça uma estimativa realista com margem de contingência
Otimismo excessivo na estimativa é o erro mais comum de gestores iniciantes. Achar que “vai dar certo” não é plano.
Para o controle de custos em projetos corporativos, adicione 30% de contingência sobre o valor estimado. A margem de segurança cobre imprevistos.
O gerente fiscaliza o custo real contra a estimativa semanalmente. Se desviou, corrige a rota antes que o estouro seja grande.
3. Estruture a equipe com responsabilidades claras
O trabalho não andava porque cada um achava que o outro era responsável. A falta de clareza gera atraso.
Para o controle de custos em projetos corporativos, a matriz de responsabilidades (RACI) define quem é responsável pela tarefa, quem precisa ser consultado e quem deve ser informado.
O profissional que sabe que sua performance será medida se dedica mais. O anônimo no grupo se esconde.
4. Acompanhe o cronograma físico-financeiro (curva S)
O cronograma físico (quanto do projeto foi concluído) e o financeiro (quanto do orçamento foi gasto) devem andar juntos.
No controle de custos em projetos corporativos, a curva S mostra se você está gastando mais do que avançou. Gastou 50% do orçamento, mas entregou apenas 30% do projeto. Isso é alerta vermelho.
A análise deve ser semanal. O gerente de projetos não pode esperar o fim do mês para saber que o projeto atrasou.
5. Use software de gestão de projetos para rastrear horas
Planilha de Excel não controla hora trabalhada com precisão. O funcionário esquece de anotar, anota errado ou “maqueia”.
Para o controle de custos em projetos corporativos, ferramentas como Jira, Trello e Asana registram o tempo real gasto em cada tarefa. O custo da hora é calculado automaticamente.
O desvio entre o estimado e o real aparece no dashboard. O gerente age na hora.
6. Monitore os riscos do projeto
O risco identificado é um risco que pode ser mitigado. O risco ignorado se torna problema certo.
No controle de custos em projetos corporativos, a matriz de riscos deve ser revisada quinzenalmente. Para cada risco, um plano de contingência (o que fazer se acontecer) e um responsável.
O custo de mitigar um risco é 10% do custo de remediar um problema. Não mitigar é financeiramente irracional.
7. Aproveite o que já existe antes de comprar novo
A síndrome do “feito em casa” é desprezar uma ferramenta já disponível na empresa e comprar uma nova.
Para o controle de custos em projetos corporativos, antes de comprar, pergunte ao time de TI o que já está licenciado e disponível. A reutilização evita gasto.
O software que ninguém usa também é desperdício. Reutilizar o que já existe corta o custo em 80%.
8. Negocie com fornecedores prazos e descontos
O fornecedor aceita pagamento em 60 dias? O desconto para pagamento à vista é de quanto?
No controle de custos em projetos corporativos, o prazo de pagamento alonga o ciclo de caixa. O desconto à vista de 5% equivale a uma rentabilidade anual de 60%. Tem fornecedor que dá 10% sem chorar.
A regra é: pergunte sempre. O silêncio do comprador é a alegria do vendedor.
9. Faça uma reunião de lições aprendidas ao final
O projeto acabou. O cliente pagou. O time foi desfeito. Os erros do projeto se repetirão no próximo.
Para o controle de custos em projetos corporativos, a reunião de post-mortem deve ser feita com todos os envolvidos. O que deu certo? O que falhou? O que fazer para não repetir o erro?
O registro documentado (base de conhecimento) evita que o próximo projeto cometa os mesmos erros. Sem lição aprendida, você está condenado a repetir o passado. Com essas nove dicas, seus projetos entregarão o esperado dentro do orçamento. Atpe a próxima!